DOXNET 2018 – Fachkonferenz & Ausstellung – Über 25 Vorträge bei der DOXNET Jahreskonferenz

Baden-Baden, 25.-27. Juni 2018. Die Vorträge und Anwenderberichte bilden traditionell das Herzstück der DOXNET Jahreskonferenz in Baden-Baden. In diesem Jahr sprachen über 25 Referenten zu verschiedenen Themen und gaben Einblicke in relevante Abläufe rund um das Dokumentenmanagement.

Simon Egerland von der Alten Leipziger Lebensversicherung a.G. sprach über „Prozessoptimierung durch software-gestützte Test- und Abnahmeverfahren im Produktionsdruck“ und stellte den Maschinenpark sowie die Prozessabläufe vor. Egerland berichtete, dass früher ohne Softwareunterstützung ein Vergleich „Alt gegen Neu“ durchgeführt, die Daten in Excel überführt und ausgewertet wurden. „Diese Form des Testens war sehr fehlerbehaftet“, sagte Egerland. Dann wurde der Markt nach einer Software sondiert und mit DocBridge Delta eine Prüfsoftware eingesetzt, die elektronische Dokumente miteinander vergleicht. Erstellt wurde ein Kriterienkatalog für Versand-, Funktions- und Layouttests. Mithilfe einer Testmatrix wurden die genauen Anforderungen definiert. Mit Beispielen aus der Praxis belegte er den Benefit des software-gestützten Test- und Abnahmeverfahrens. Dank des automatisierten Abgleichs können Fehler jetzt schnell erkannt und somit rechtzeitig verhindert werden, dass fehlerhafte Dokumente zum Kunden gelangen.

Über „E-Mail als sichere Variante in ihrer Digitalisierungs-strategie“ referierte Pascal Leutenegger von der Swiss Post Solutions AG. Wichtig für ihn ist, dass der Kunde entscheidet, über welchen Kanal Kommunikation laufen soll. „Es geht darum, die bestehenden Kommunikationsmittel zusammenzubringen und zu nutzen“, sagte Leutenegger, der Verschlüsselungstechniken und Sicherheitslevel vorstellte. „Es benötigt nicht immer die größtmögliche Sicherheit, sondern den besten Kompromiss, um die Mehrheit der Leute ansprechen zu können“, so Leutenegger.

Er beleuchtete rechtliche Grundlagen des Datenschutzes („So viele Veränderungen hat die EU-DSGVO gar nicht gebracht“) und betonte in diesem Zusammenhang, dass die elektronische Übermittlung von vertraulichen Daten stets unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen erfolgen muss. „Man muss technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um sensible Daten zu schützen“, sagte er und plädierte für eine Übermittlung via sicherer E-Mail-Lösungen. Denn Fakt ist, dass ein E-Mail-Account sehr schnell gehackt werden kann.

Er betonte, das Vertraulichkeit genauso gewährleistet sein muss wie Nachweisbarkeit (Wir müssen wissen, dass die E-Mail angekommen ist), Authentifikation und Echtheit (Man muss sicher sein, dass die Dokumente auf dem Weg nicht verändert wurden). Die Vorteile einer sicheren E-Mail-Lösung brachte er abschließend auf den Punkt und erwähnte in diesem Zusammenhang zum Beispiel: sichere Übermittlung, Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Verordnungen und Vorgaben, Integration in den bestehenden Businessprozess sowie Beitrag zur Nachhaltigkeit und Kundenzufriedenheit dank schneller Prozesse.

„Generationswechsel“ lautete der Vortrag von Edwin Klemm, Leiter des Produktionszentrums der Fiducia & GAD IT AG in Karlsruhe. „Der Drucker hat das schönste Leben. Die Maschine druckt, er steht daneben“, formulierte er scherzhaft seine Motivation, in die Branche zu gehen. „Sehr oft hat mich dann aber doch die Realität eingeholt“, bemerkte Klemm.

Anhand einer Schneidelinie aus dem Hause Hunkeler verdeutlichte er die Neuausrichtung der Produktionsanlagen am Standort Karlsruhe und zeigte den Prozess des Product Livecycle von der Marktanalyse über Fertigung und Montage bis hin zur Inbetriebnahme und Produktionsaufnahme auf.

In der Planung müssen Anforderungen definiert, für die Fertigung erste Zeichnungen und Produktionsanalysen erstellt werden, es folgen Feldtests, Informationsaustausch, Erfahrungsberichte und Verbesserungen. Weiter geht es mit Produktoptimierungen, Softwareupdates, Anpassungen und Leistungsoptimierungen. Anschaulich verdeutlichte Klemm Zusammenhänge, Abläufe und Prozesse, wenn neue Maschinen oder Systeme installiert und zum Laufen gebracht werden sollen und erwähnte dabei auch die eine oder andere Kinderkrankheit, denn während seines unterhaltsamen und interessanten Vortrags zeigte er verblüffende Parallelen mit dem menschlichen Lebenszyklus auf.

Einen spannenden Ausblick auf eine Zukunftsstrategie, die Realität werden soll, gab Beda Viviani von Cargo Sous Terrain/Schweiz. Der Projektleiter stellte eine „Smarte City- und Intercity-Logistik der Zukunft“ vor und lieferte einen interessanten Ansatz, wie man in der Schweiz auf eine überlastete Straßeninfrastruktur reagieren will. Anhand der Geschichte der Schweizer Infrastruktur zeigte er die Entwicklung von Verkehrswegen auf. Heute sind rund um die Metropolen erhebliche Verkehrsbelastungen zu verzeichnen. Hier setzt Cargo Sous Terrain an. Ziel ist es, den Gütertransport in ein unterirdisches System zu verlegen. Im Tunnel soll die Ware über unbemannte Fahrzeuge zum Ziel gelangen. Die Umwelt soll von dieser Methode ebenfalls profitieren: Weniger Lärm und weniger CO2-Belastung wären die Folge. Entscheidend für den Referenten ist es, dass das Verkehrssystem kompatibel mit bereits bestehenden Systemen ist. „Das zeigt den integrativen Charakter des Ansatzes“, sagte Viviani, der betonte, aus der Sicht des Empfängers denken zu müssen und nicht umgekehrt.

Das Gesamtlogistiksystem umfasst drei Komponenten: ein Tunnelsystem zwischen städtischen Ballungsgebieten und Logistikzentren, eine effiziente städtische Feinverteilung und eine nahtlos integrierte IT-Lösung für einen vollautomatisierten Betrieb. „Die Zeit ist reif für eine solche Lösung“, sagte Viviani.

Um „Sicheren Dokumentenoutput von hochsensiblen Patientendaten“ ging es im Vortrag von Helmut Glas (Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen GmbH) und Udo Schoetz (DATEV eG). Die Herausforderungen bei einer Auslagerung von Daten sind hoch, erst nach zwei Gutachten gab es grünes Licht, den Weg unter Berücksichtigung hoher datenschutzrechtlicher Anforderungen gehen zu können.

Bei DATEV werden diese hohen Maßstäbe in allen Bereichen erfüllt. Die (verschlüsselten) Daten können nur von autorisierten Mitarbeitern abgerufen werden, jede Weitergabe wird seitens Datev durch umfassende Maßnahmen bei der Absicherung des elektronischen Datenaustauschs verhindert, die Drucksteuerungssoftware wird im Leitstand ständig überwacht und auch das Löschen der Daten erfolgt nach klaren Vorgaben. All diese Schritte werden nachweisbar protokolliert, was ein Protokollsystem sicherstellt. Durch das „Closed-Loop-Verfahren“ wird im Versandprozess durch einen Soll-Ist-Vergleich überprüft, ob alle Dokumente vollständig an jeden gewünschten Adressaten gehen. „Wir haben mit Datev einen sehr guten Partner gefunden, der die hohen Anforderungen erfüllt“, zieht Helmut Glas ein positives Fazit.

Die 20. DOXNET Fachkonferenz & Ausstellung in Baden-Baden bot wieder Expertenwissen aus erster Hand und spannende Einblicke in Unternehmen und deren Abläufe.