Mitgliederversammlung: Weichenstellungen für die Zukunft

Mitgliederversammlung: Weichenstellungen für die Zukunft

Wetzlar, 22. Oktober 2020. Die erste digitale Mitgliederversammlung von DOXNET hat der Vorstand mit Bravour gemeistert: Aus der Geschäftsstelle in Wetzlar wurden die einzelnen Tagesordnungspunkte per Videokonferenz abgearbeitet. Die Mitglieder konnten mittels eines Online-Votings bei den Abstimmungen ihre Stimmen abgeben.

„Mein erstes Jahr als Vorstandschef hatte ich mir etwas anders vorgestellt“, sagte Udo Schäfer zu Beginn der Versammlung angesichts des Umstands, dass die Sitzung nicht wie üblich im Rahmen der (ausgefallenen) Jahreskonferenz in Baden-Baden abgehalten werden konnte. „Wir haben lange mit der Absage unseres Kongresses gewartet und sind so ohne Stornierungskosten aus der Nummer gekommen“, erläuterte Schäfer, warum man nicht von Verbandsseite die Tagung gecancelt, sondern auf die Entscheidung der Behörden gewartet hat.

Schäfer betonte, dass auch der Vorstand erstmal lernen musste, mit der neuen Situation umzugehen. Angesichts der Tatsache, dass sich der Verband in erster Linie die Vernetzung seiner Mitglieder auf die Fahnen geschrieben hat, haben die seit Monaten geltenden Einschränkungen erhebliche Auswirkungen auf die Arbeit des Vorstands. „Wir haben die Zeit aber genutzt und uns sehr viele Gedanken über unsere inhaltliche Ausrichtung gemacht“, sagte Schäfer.

Die Voraussetzungen sind weiter hervorragend: Nach der aktuellen Statistik hat der Verband 720 Mitglieder gelistet. Kassenwart Hans-Peter Niesyt konnte vermelden, dass der DOXNET finanziell sicher aufgestellt ist. Er veranschaulichte, dass der mit Abstand größte Anteil der Ausgaben direkt in die Veranstaltungen für die Mitglieder investiert wird, allerdings stammen auch die größten Einnahmeposten aus den Veranstaltungen. Die Corona-Pandemie habe daher die Ausarbeitung eines Nachtragshaushalts notwendig gemacht. „Derzeit ist alles im Plan“, sagte der Finanzchef.

Die Kassenprüfer Hardy Klödy und Stephan Schumann bescheinigten ihm eine einwandfreie Führung der Kasse. Die Entlastung des Kassenwarts und des gesamten Vorstands erfolgte einstimmig, bei Enthaltung der Vorstandsmitglieder. Das neue Team der Kassenprüfer bilden Stephan Schumann und Robert Duisberg.

Anschließend warf Udo Schäfer einen Blick zurück und in die Zukunft: Die Geschäftsstelle ist für DOXNET ein echter Glücksfall: Mit dieser zentralen Anlaufstelle spart der Verband extra Raummieten. „Wir haben ein Zuhause gefunden“, brachte es der DOXNET Chef auf den Punkt. Alle Verwaltungsarbeiten laufen von hier aus und die Bearbeitung von Mitgliederanfragen kann wesentlich schneller erfolgen. Schäfer betonte, dass die Mitglieder die Räumlichkeiten jederzeit gerne besuchen können.

Mit Blick auf die kommenden Aktivitäten stellte Udo Schäfer das neue Jahresmotto vor: Herausforderungen annehmen — Zukunft aktiv gestalten. „Wie bekommen wir das Schiff DOXNET auf einen neuen Kurs?“, war die entscheidende Frage, der sich der Vorstand in den vergangenen Monaten gestellt hat. Die Aufteilung der Vorstandsarbeit in kleine Teams habe sich bewährt, bilanzierte Schäfer und erläuterte einen Aktionsplan, der Punkt für Punkt abgearbeitet werden soll. „Unser Ziel ist es, dass die Mitglieder von DOXNET einen echten Mehrwert haben. Wir wollen unser Profil schärfen, neue Schwerpunkte bilden und unsere inhaltliche Arbeit intensivieren“, so der DOXNET Chef. Schäfer wies nochmals darauf hin, dass die Arbeit im Vorstand ehrenamtlich neben den hauptberuflichen Aufgaben erfüllt werden muss. Zum Schluss ging er auf das Jahrbuch 2020 ein: Der Vorstand hat entschieden, Ende des Jahres wieder ein Jahrbuch herauszugeben. „Sponsoren erhalten 50 Prozent Nachlass für Anzeigen“, warb Schäfer um Unterstützung.

Für 2021 hat sich der Verband viel vorgenommen, immer in der Hoffnung, dass die Angebote wieder in gewohnter Form stattfinden können. Der reibungslose Ablauf der digitalen Mitgliederversammlung hat aber gezeigt, dass DOXNET auch diese Herausforderungen erfolgreich meistern kann.

DOXNET-Tag: Von Wetzlar in die ganze Welt

DOXNET-Tag: Von Wetzlar in die ganze Welt

Wetzlar, 22. Oktober 2020. Die Atmosphäre hatte was von einer Fernseh-Live-Sendung: Der DOXNET-Tag präsentierte sich in diesem besonderen Herbst 2020 als professionelle Live-Schalte in die ganze Welt. Dazu wurde die DOXNET Zentrale in Wetzlar zusätzlich verkabelt, mit Kameras ausgestattet und eine professionelle Übertragungstechnik aufgebaut, damit die Mitglieder digital an der Veranstaltung teilnehmen konnten.

Die Spannung war zum Greifen nah, als Vorstandsmitglied Uwe Hammann von Wetzlar aus die digitalen Besucher des DOXNET Tags begrüßte. So viel vorweg: Der Start verlief genauso komplikationsfrei wie die gesamte Veranstaltung und die anschließende Mitgliederversammlung. „Natürlich hätten wir alle Teilnehmer viel lieber persönlich begrüßt, aber die Umstände lassen das derzeit leider nicht zu und wir freuen uns, auf diesem Weg mit euch in Kontakt zu treten“, sagte Hammann.

Keynote-Speakerin Prof. Dr. Elisabeth Heinemann lieferte in ihrem Vortrag interessante Einblicke in die Welt der Digitalisierung. Die Expertin referierte anschaulich darüber, wie man auch „Digital-Nicht-Souveräne“ mit ins Boot holen kann. Zu Beginn gratulierte sie den Teilnehmern der Online-Veranstaltung, denn es sei immer noch nicht Standard, digital souverän zu sein. „Sie gehören zur digitalen Elite“, sagte Heinemann mit Blick auf die immer noch 20 Prozent „digital abseits Stehenden“.

In einem kurzen historischen Abriss blickte sie auf die Entwicklung von den 1980er Jahren („Der Walkman war das tragbare Spotify und die Telefone kamen mit Kabel und Wählscheibe daher“) hin zum Jahr 2007, als das erste iPhone auf den Markt kam („Das hat unsere Welt total verändert“) und auf 2020 („Das Jahr des Home-Office“), als Programme wie Zoom nicht nur in aller Munde waren, sondern auf jedes Smartphone und jeden PC geladen wurden.

Die täglichen Internetnutzer in Deutschland quantifiziert sie auf 51 Millionen Menschen. Im Ranking der Integration von Digitaltechnik belegt Deutschland im europäischen Vergleich Rang 18 von 28. „Da ist noch viel Luft nach oben“, kommentierte sie diese Zahl.

Letztlich habe Corona vielen gezeigt, was möglich ist, wenn man muss. Jetzt gehe es darum, zukunftsfähige Konzepte zu entwicklen, wenn man kann. „Es muss Überzeugungsarbeit in alle Richtungen geleistet werden“, so die Expertin, die die Digitalisierung als einen Hürdenlauf bezeichnete. „Es lohnt sich aber, diese Challenge anzugehen“, sagte Heinemann, die mehrere Aspekte vorstellte, die den Erfolg oder eben das Scheitern von digitalen Projekten beeinflussen. Man müsse immer vom Kunden her denken und die „Digital Customer Touchpoints“ im Blick haben, also Zugänge schaffen, an denen die Kunden digital abgeholt werden können. Aspekte wie Datenschutz, die Bedeutung abteilungsübergreifender Digitalisierungsvorhaben, die Klärung von Zuständigkeiten und Kompetenzen sowie die Bereitschaft zu einer Veränderungskultur spielen ebenfalls eine wichtige Rolle.

Stellen sie sich immer die Frage: Muss jemand seine Komfortzone verlassen? Gibt es Ängste, sich zu blamieren oder die Kontrolle zu verlieren? Herrscht die Angst vor, dass der Arbeitsplatz wegrationalisiert werden könnte? Heinemann hielt fest: „Digitalisierung ist vor allem eine Frage der Haltung. Will ich sie oder will ich sie nicht?“

Um die Zweifler mitzunehmen, spielen Respekt und Wertschätzung eine wichtige Rolle. „Vermeiden sie digitales Buzzword-Bingo, sprechen sie immer die Sprache derjenigen, die sie mit ins Boot holen wollen und schaffen sie Transparenz, denn Digitalisierung ist nur dann erfolgreich, wenn sie mit einem Kulturwandel einhergeht.“

Prof. Heinemann brachte die Dinge auf den Punkt, weitete den Blick, ordnete ein und beantwortete in der anschließenden Diskussionsrunde auch kritische Fragen wie Gefahren von „zu viel Digitalisierung“ für die Psyche (Home-Office vs. sozialer Kit). In der Digitalisierung selbst sieht Heinemann aber keine generelle Gefahr: Im Gegenteil, für die Expertin ist sie ein Intelligenzverstärker, „weil wir als reflektierte Nutzer des Digitalen frei entscheiden, ob wir es nutzen oder nicht: Die Routine bekommen wir abgenommen, die Kreativleistung bleibt genauso bei uns wie die Entscheidungsfindung“, sagte Deutschlands Digitalexpertin zum Abschluss.

Die Netzwerk-Profis von DOXNET haben eindrucksvoll unter Beweis gestellt, auch im technischen Sinne ihr Handwerk perfekt zu beherrschen. So fiel die Resonanz der Teilnehmer sehr positiv aus: „Vielen Dank an den Vorstand, es war prima gemacht“, lauteten die Meinungen im eigens eingerichteten Chat.

Nächste Veranstaltungen

Während der diesjährigen Klausurtagung, die erstmals in der neuen Geschäftsstelle in Wetzlar stattfand, wurden neben der strategischen Ausrichtung des Verbandes u. a. auch die nächsten Veranstaltungen geplant.

Freuen Sie sich auf folgende Termine:

  • Anwenderforum 17.03.2021 und im Herbst 2021
  • DOXNET vor Ort @ drupa: 22.04.2021
  • Baden-Baden Konferenz & Ausstellung: 21. – 23.06.2021
  • DOXNET vor Ort im Herbst 2021
  • Hunkeler Innovationdays: 22.02.2022

DOXNET Vorstands-Klausurtagung 2020

Die strategische Ausrichtung des Verbandes, ein neues Corporate Design, die Website, das Jahrbuch 2019 sowie der bevorstehende erste virtuelle DOXNET Tag inklusive einer anschließenden Mitgliederversammlung waren die Schwerpunkte der diesjährigen Klausurtagung des Vorstandes. Das zweitägige Treffen fand am Freitag, den 25.09.2020 und Samstag, den 26.09.2020 erstmals in der neuen Geschäftsstelle in Wetzlar statt.

Trotz der aktuell eingeschränkten Möglichkeiten arbeiten wir an neuen Basis-Themen. Gerade in Bezug auf die aktuell neuen Arbeitsbedingungen macht es Sinn, den Blick auf den gesamten Dokumenten LifeCycle zu richten. Blickt man auf den Kreislauf eines Dokuments, stellt man schnell fest, dass sich Themen wie Konvertierung, Archivierung, Eingangsmanagement, Portallösungen etc. nicht mehr ganz voneinander trennen lassen bzw. teilweise miteinander verschmelzen. Dieser Thematik stellen wir uns zurzeit in einer kleinen Arbeitsgruppe. Wir loten aus, an welcher Stelle dieses Thema für unseren Verband einen Mehrwert bietet und wie wir uns dem nähern können, um unsere Mitglieder bei der sich rasant Verändernden Welt bestmöglich zu unterstützen.